Một cuộc kiểm toán nhà máy trả lời câu hỏi mà một danh mục sản phẩm không trả lời được: nhà máy này có thể sản xuất sản phẩm của bạn, ở đúng chuẩn của bạn, một cách lặp lại, ở đúng sản lượng bạn định mua không? Bài viết này cung cấp một checklist kiểm toán dùng được — những mục thực sự dự đoán hiệu suất — cộng các dấu hiệu cảnh báo hiện ra trong một chuyến đi thực địa. Viết cho người mua đang đặt các đơn đầu đáng kể hoặc gom sản lượng với một nhà cung cấp hiện hữu, như một phần của một chương trình tìm nguồn hàng có cấu trúc.
Khi nào kiểm toán xứng đáng với chi phí
Kiểm toán tốn tiền và ngày công, nên nó thuộc về những nơi tổn thất của một nhà cung cấp sai là lớn. Các tình huống biện minh cho nó: một đơn đầu đủ lớn để đau nếu thất bại; một sự phụ thuộc nguồn duy nhất mà bạn định dựng một dòng sản phẩm lên trên; các ngành chịu quản lý — sản phẩm trẻ em, tiếp xúc thực phẩm, hàng điện — nơi thất bại quy trình kéo theo hệ quả tuân thủ; một nhà cung cấp đang hồi phục sau một thất bại chất lượng, nơi bạn cần bằng chứng rằng các bản sửa là thật; và bất kỳ thỏa thuận dài hạn nào, nơi bạn đang mua hệ thống của nhà máy ngang với sản phẩm của nó. Với các đơn thử nhỏ, kỷ luật làm mẫu và kiểm tra thường phủ được rủi ro. Hãy kiểm toán khi mức cược lớn hơn mẫu.
Các loại kiểm toán và từng loại trả lời điều gì
| Loại kiểm toán | Câu hỏi nó trả lời | Độ sâu |
|---|---|---|
| Xác minh trên giấy tờ | Nhà máy này có đúng là thứ họ tuyên bố không? | Chỉ giấy tờ và hồ sơ — không đến hiện trường; bản nhẹ hơn của thẩm định nhà cung cấp trọn vẹn |
| Kiểm toán năng lực (tận nơi) | Nhà máy này sản xuất được sản phẩm của tôi ở đúng chuẩn và sản lượng của tôi không? | Chuyến thăm trọn vẹn: chuyền, thiết bị, hệ thống, lực lượng |
| Kiểm toán tuân thủ xã hội | Nhà máy có đạt các chuẩn lao động và đạo đức mà các kênh của tôi đòi hỏi không? | Hồ sơ, phỏng vấn công nhân, điều kiện hiện trường |
| Kiểm toán theo quy trình cụ thể | Quy trình cụ thể mà sản phẩm tôi dựa vào có được kiểm soát không? | Trọng tâm hẹp: phun nhựa, may, lắp ráp, mạ hoặc tương tự |
Checklist dưới đây là khung cho loại thứ hai — kiểm toán năng lực tận nơi. Nó cũng, với vài điều chỉnh nhỏ, là cấu trúc để xét một nhà cung cấp hiện hữu mà bạn đang đi hàng cùng.
Checklist kiểm toán năng lực
Nền tảng doanh nghiệp và pháp lý
- Giấy phép kinh doanh còn hiệu lực — và phạm vi đăng ký thực sự phủ ngành hàng của bạn
- Địa chỉ nhà máy khớp thông tin đăng ký: bạn đang kiểm toán đúng địa điểm mà bạn nghĩ
- Kinh nghiệm xuất khẩu kiểm chứng được qua các hồ sơ vận chuyển và tham chiếu từ khách xuất khẩu cùng kiểu thị trường của bạn
Thực tại sản xuất
- Các máy móc liên quan tới sản phẩm của bạn có mặt và đang chạy — đừng chỉ có mặt
- Số chuyền và bố trí nhất quán với công suất tuyên bố; xưởng bạn nhìn thấy khớp sản phẩm bạn mua
- Các quy trình tại nhà máy so với thuê ngoài được ánh xạ: những bước nào của sản phẩm bạn diễn ra tại đây, và bước nào được thầu lại
Hệ thống chất lượng
- Các quy trình QC bằng văn bản tồn tại, và nhân viên mô tả được chúng mà không cần đọc
- Các trạm kiểm tra chuyên dụng với dụng cụ đã hiệu chuẩn; hồ sơ hiệu chuẩn còn hạn dùng
- Một thư viện mẫu lỗi hoặc các mẫu ranh giới mà giám định viên thực sự tham chiếu trong các lần kiểm
- Hồ sơ kiểm tra vật liệu đầu vào — đừng chỉ kiểm tra cuối cùng
Vật liệu và truy xuất
- Điều kiện lưu kho phù hợp với vật liệu của bạn — kiểm ẩm cho dệt may, kỷ luật ESD cho điện tử, ở nơi áp dụng
- Quản lý nhà cung cấp cho các đầu vào chủ chốt: danh sách nhà cung cấp đã duyệt, kiểm soát thay đổi vật liệu
- Hồ sơ lô có khả năng truy một lỗi ngược về một lô sản xuất và xuôi về một lô hàng
Lực lượng và tính liên tục
- Kho lao động lành nghề đủ cho sản lượng của bạn; kế hoạch tuyển mùa cao điểm là nhiều hơn một lời hứa
- Cấu trúc ca thực tế so với công suất đã báo; các tín hiệu biến động nhân sự được hỏi thẳng
- Một kỹ sư hoặc nhân viên quản lý đơn được nêu tên sở hữu tài khoản của bạn với thẩm quyền thật — đừng chỉ có kinh doanh
Kỷ luật thuê ngoài
- Một chính sách công bố về thuê ngoài có thể sống sót qua một chuyến quay lại không báo trước
- Với các quy trình sẽ bị thuê ngoài: một câu trả lời rõ ràng rằng bạn có kiểm toán được bên thầu nữa không
Dấu hiệu cảnh báo trong chuyến đi thực địa
- Một phòng mẫu hoạt động như phòng trưng bày: các mẫu hoàn hảo không nối với hồ sơ sản xuất
- Các máy nhàn rỗi sạch bóng không có vết mài — thiết bị được lắp cho các chuyến thăm
- Nhân viên QC không nói được mình báo cáo cho ai, hoặc kết luận của mình đi về đâu
- Không có hướng dẫn công việc bằng văn bản tại các trạm; mọi thứ dựa vào trí nhớ cá nhân
- Các khu vực cấm vào không có lý do đáng tin
- Mọi câu hỏi đều do một nhân viên kinh doanh duy nhất trả lời, người chưa bao giờ để bạn nói chuyện với bộ phận sản xuất
Bất kỳ dấu hiệu đơn lẻ nào cũng xứng đáng một câu hỏi làm rõ; vài dấu hiệu cùng lúc xứng đáng một nhà máy khác. Mục đích của chuyến đi không phải ngắm cơ sở vật chất — nó là xem nhà máy hành xử bình thường trong lúc bạn đang nhìn.
Bạn nên nhận được gì về sau
Một cuộc kiểm toán chỉ sinh ra ấn tượng là một cuộc kiểm toán chưa từng xảy ra. Sản phẩm bàn giao là một báo cáo bằng văn bản: các phát hiện theo từng vùng checklist, ảnh, một bản tổng có điểm hoặc xếp hạng, và các hành động khắc phục với người phụ trách và ngày ở mọi khoảng trống được tìm thấy. Bản báo cáo sau đó làm việc theo ba hướng: như một văn bản đàm phán, nơi các khoảng trống được định giá trở thành nhượng bộ; như một đầu vào lập kế hoạch công suất, nơi số chuyền và cấu trúc ca gặp dự báo của bạn; và như nền cho cuộc kiểm toán kế tiếp, vì sự cải thiện chỉ nhìn thấy được khi có một điểm khởi đầu được ghi lại.
Kiểm toán và kiểm tra sau đó khóa vào nhau. Kiểm toán nói hệ thống có giữ nổi chuẩn của bạn không; các cuộc kiểm tra xác minh từng lô hàng đối chiếu nó. Về các cổng cấp sản phẩm, xem chương trình chất lượng và tuân thủ; về việc phán xét mức khớp của một nhà máy trước cả khi đặt một cuộc kiểm toán, hướng dẫn đánh giá năng lực của chúng tôi trình bày phần đánh giá trước PO; còn về các phép kiểm cấp văn bản diễn ra trước mọi chuyến thăm, xem hướng dẫn thẩm định nhà cung cấp của chúng tôi.
Câu hỏi thường gặp
Một kiểm toán năng lực mất bao lâu?+
Thường một ngày tại hiện trường cho một cuộc kiểm toán tập trung vào một nhà máy và một loại sản phẩm; các địa điểm lớn hơn hoặc phạm vi rộng hơn chạy lâu hơn. Phần chuẩn bị — checklist của bạn, thông số sản phẩm và danh sách câu hỏi — quan trọng hơn độ dài chuyến thăm.
Có kiểm toán được một nhà cung cấp tôi đang làm việc không?+
Có, và các nhà cung cấp hiện hữu thường hưởng lợi nhiều nhất. Một cuộc kiểm toán với một nhà cung cấp đang đi hàng biến giả định thành phát hiện, trao các hành động khắc phục một nền bằng văn bản, và cho bạn biết chất lượng bạn đã thấy là một hệ thống hay một chuỗi may mắn.
Kiểm toán và kiểm tra khác nhau thế nào?+
Một cuộc kiểm tra lấy mẫu sản phẩm từ một lô cụ thể đối chiếu một chuẩn. Một cuộc kiểm toán xét các hệ thống và năng lực của nhà máy xuyên suốt sản xuất. Các cuộc kiểm tra bắt những lô hàng xấu; các cuộc kiểm toán giảm số lượng lô hàng xấu cần bắt.
Kiểm toán có bảo đảm chất lượng tương lai không?+
Không — nó đánh giá năng lực tại một thời điểm. Nhà máy cải thiện và xuống cấp, vì vậy kiểm toán hoạt động tốt nhất như một nền lặp lại được: kiểm lại sau các thay đổi lớn, sau các thất bại, hoặc theo chu kỳ với các nhà cung cấp sống còn.
